Le Federal Learning Account : que faire en tant qu'entreprise ?

• Enregistrez quelles formations vos employés ont suivi à partir du 1/01/2024
• Vérifiez auprès de votre secrétariat social s'il dispose d'un outil pour l'enregistrement au FLA
• Assurez-vous d'avoir inscrit tous vos travailleurs et les formations qu'ils ont suivies dans le FLA avant le 1/12/2024
• Informez vos collaborateurs. Les employés ont accès à leur compte via mycareer.be

Nous expliquons ci-dessous en détail comment tout cela fonctionne.

Des journées de formation collectives aux journées de formation individuelles

• De nouvelles règles s'appliquent car le "Pacte pour l'emploi" instaure un droit individuel à la formation pour tous les travailleurs. Auparavant, il y avait un objectif collectif (c'est le nombre moyen de jours de formation pour l'ensemble du personnel), désormais c'est individuel (ce qui signifie que chaque travailleur doit atteindre un nombre minimum de jours de formation par an).
• Pour étaler l'impact de davantage de formations pour le personnel dans le temps, un parcours de croissance vers 5 jours de formation individuelle a été convenu. 
  • Ce parcours de croissance est déterminé par les secteurs. Les entreprises du secteur digital suivent généralement la commission paritaire 200 ou 227. La CCT sur la formation décrit la trajectoire de croissance vers 5 jours de formation individuelle au cours des prochaines années.
  • Il y a une obligation d'enregistrer chaque formation par travailleur dans un outil d'enregistrement.

Que entend-on par "formations" ?

Les formations éligibles doivent correspondre à la définition de la Banque Nationale. Il s'agit donc des mêmes formations que vous, en tant qu'employeur, devez déclarer dans votre bilan social. Il s'agit de formations formelles et informelles.

• Formations formelles

Les formations professionnelles formelles sont des cours et des stages développés par des enseignants ou des conférenciers. Ces formations se caractérisent par un haut degré d'organisation par un formateur ou un organisme de formation. Elles se déroulent dans un lieu clairement distinct du lieu de travail. Elles s'adressent à un groupe de participants et souvent un certificat est délivré attestant de la participation à la formation. Les formations peuvent être développées et gérées par l'entreprise elle-même ou par un organisme externe.

Il peut s'agir d'une formation interne (organisée par l'entreprise elle-même) ou d'une formation externe (organisée par un organisme qui ne fait pas partie de l'entreprise, tel que par exemple l'association professionnelle telle que la FeWeb, le fonds sectoriel comme CEVORA et mediarte, les écoles supérieures et universités, l'enseignement pour adultes, les instituts de formation, les fournisseurs de services, etc.). La formation peut être considérée comme externe tout en se déroulant au sein de l'entreprise.

• Formations informelles

Il s'agit d'activités de formation qui ont un lien direct avec le travail, mais qui sont caractérisées par un haut degré d'auto-organisation (temps, espace et contenu) par l'apprenant individuel ou par un groupe d'apprenants, par un contenu choisi en fonction des besoins individuels de l'apprenant sur le lieu de travail et par un lien direct avec le travail et le lieu de travail.

Exemples : participation à des conférences, salons, formation sur le tas, encadrement, coaching, acquisition de savoir-faire, formation par rotation des tâches, échanges, visites d'étude et détachements, participation à des cercles de formation ou de qualité, autoformation (ou formation ouverte) et formation à distance, participation à des conférences, ateliers, salons et conférences. Ne sont pas inclus : les séances de brainstorming, les sessions d'information sur les politiques, l'accueil simple de nouveaux employés (sans formation ultérieure).

Source: https://www.nbb.be/doc/ba/socialbalance/notice_formations_nl_4%20avril%202008.pdf

Combien de jours de formation devez-vous offrir au minimum ?

Cela dépend de la commission paritaire à laquelle votre entreprise est soumise. Pour les entreprises du secteur digital, il s'agit principalement de la commission paritaire 200 (employés) ou 227 (médias audiovisuels).

• Entreprises relevant de la CP 200

  • entreprises de moins de 10 employés : 2 jours de formation par an dont une demi-journée individuelle
  • entreprises entre 10 et 20 employés : 2,25 jours de formation par an dont une demi-journée individuelle
  • entreprises avec au moins 20 employés
    • 2022 : 2 jours de formation individuelle
    • 2024 : 3 jours de formation individuelle
    • 2026 : 4 jours de formation individuelle
    • 2028 : 5 jours de formation individuelle

• Entreprises relevant de la CP 227

  • Pour les entreprises de moins de 20 employés, il y a une exception : elles doivent offrir 3 jours de formation par an dont au moins 1 jour individuel.
  • entreprises avec au moins 20 employés :
    • 2023 : 1,5 jour de formation individuelle + 3,5 jours de formation collective
    • 2024 : 2 jours de formation individuelle + 3 jours de formation collective
    • 2026 : 3 jours de formation individuelle + 2 jours de formation collective
    • 2028 : 4 jours de formation individuelle + 1 jour de formation collective
    • 2030 : 4,5 jours de formation individuelle + 0,5 jour de formation collective
    • 2032 : 5 jours de formation individuelle

Pour qui ?

• Chaque employé, quel que soit son statut, employé par un employeur avec au moins 10 employés, a droit à une formation individuelle de (1 à 5 jours pour un emploi à temps plein pendant toute l'année civile). Ainsi, les étudiants travaillant, les travailleurs flexibles,... ont également droit à une formation individuelle. Seule exception : les travailleurs associatifs.
• Chaque employeur, quel que soit le nombre d'employés, doit enregistrer toutes les formations formelles et informelles suivies par chaque employé (étudiants en emploi, travailleurs flexibles,...). Si un nouvel étudiant travaille dans l'hôtellerie, par exemple, et que vous lui donnez une heure d'explication sur l'utilisation de la caisse électronique, vous devez en principe enregistrer cela comme une formation informelle. Toute autre forme d'accompagnement, par exemple, le suivi lors du premier jour de travail pour veiller à ce qu'il fasse tout correctement, doit également être enregistrée.
• Pour le calcul des seuils de 10 ou 20 employés, seuls les employés soumis à la sécurité sociale sont pris en compte. Par exemple, les travailleurs flexibles ne sont pas soumis, les étudiants ne sont pas soumis pour les 600 premières heures par an,...
• En cas de travail intérimaire, l'employeur juridique (l'agence d'intérim) est responsable du calcul du droit à la formation individuelle et de l'enregistrement des formations suivies. Cependant, l'agence d'intérim demandera ces informations à l'"utilisateur".

Concernant le seuil de 12 000 € de revenus pour un travailleur flexi :

• Le seuil de 12 000 euros par an est un seuil purement fiscal. En cas de dépassement de ce seuil, le salarié est soumis à l'impôt sur le revenu ordinaire pour la tranche de revenus supérieure à 12 000 euros. Il sera donc imposé de manière progressive. Le dépassement n'a aucune conséquence pour l'employeur.
• L'employeur n'est donc pas tenu de surveiller le seuil de revenus, mais s'il le fait, il s'agit en quelque sorte d'un service pour le salarié. L'ONSS développe un outil permettant aux salariés de suivre leurs revenus à partir de 2025. Les secrétariats sociaux doivent envoyer mensuellement des données sur la base du calcul des salaires. Ces données seront utilisées par l'ONSS pour surveiller le seuil de 12 000 euros.

Vos obligations en tant qu'employeur

• Offre de formation et/ou plan de formation

Vous devez prévoir une offre de formation pour vos employés. Les entreprises de plus de 20 employés doivent également élaborer un plan de formation annuel et le transmettre à leur fonds sectoriel. Cependant, le salarié n'est pas obligé de suivre les formations ni de prendre les jours de formation.

• Information des employés

L'employeur doit informer les employés de leur nombre de jours de formation légaux à dépenser (au moins une fois par an; le salarié doit également pouvoir consulter son statut). Avant le 30 septembre, l'employeur doit déterminer le nombre de jours de formation légaux auxquels les employés auront droit l'année suivante. Les jours de formation non utilisés sont reportés à l'année suivante (attention : tous les jours restants expirent après 5 ans, puis le compteur est remis à zéro).

• Enregistrement des formations

L'employeur doit suivre le nombre d'heures/jours suivis par les employés individuels et quelles formations les employés individuels ont suivies. Le gouvernement met à disposition un outil d'enregistrement : le Federal Learning Account. L'employeur doit enregistrer chaque trimestre toutes les formations suivies par employé. Cela peut également être fait via le fonds social (Cevora ou mediarte) ou via le prestataire de formation.

Bon à savoir

• En cas de licenciement pour motif grave ou lorsque le salarié démissionne lui-même, le salarié n'a pas le droit de prendre son crédit de formation cumulé avant la fin de son contrat de travail. Dans ce cas, le préavis ou l'indemnité de préavis ne peut pas être augmenté. En cas de licenciement ordinaire, l'employeur et le salarié doivent convenir de prendre ou non les jours de formation restants.
• En cas d'indemnité de licenciement en remplacement d'une réduction totale ou partielle du préavis, le crédit de formation restant est considéré comme acquis.
• Les formations suivies après les heures de travail donnent droit à un salaire mais pas à des heures supplémentaires.

Le rôle de votre fonds sectoriel

• Accès aux formations et aux primes : chaque fonds de formation travaille au développement de l'offre de formation dans le secteur et comprend des subventions ou des régimes de primes.
• Pour le PC 200, CEVORA est le fonds de formation. Dans le dernier accord, les partenaires sociaux ont souligné l'importance du fonds de formation :
  • Soutenir activement les entreprises dans le développement et la stimulation d'un climat d'apprentissage
  • Accompagnement des entreprises dans l'élaboration de plans de formation + cartographie des formations formelles et informelles
  • Sensibilisation à la puissance de l'apprentissage informel, à la motivation à apprendre et aux capacités d'apprentissage
  • L'outil en ligne documente les formations suivies par employé
• Pour le PC 227, mediarte fournit un soutien :
  • Offre de formations via un calendrier en ligne
  • Profil de compétences au niveau de l'employé
  • Prévisions de compétences pour les entreprises
  • Modèle de plan de formation

Quand faut-il faire quoi ?

Toutes les informations sur le Federal Learning Account seront disponibles en ligne d'ici le 31 mars 2024 et seront officiellement lancées le 1er juin 2024. D'ici le 30 novembre 2024, tous les droits à la formation par employé doivent être saisis ainsi que les formations suivies au T1 et T2.

La position de la FeWeb

En tant qu'organisation patronale, la FeWeb est favorable au concept d'apprentissage tout au long de la vie mais défavorable à la manière dont il est rendu obligatoire en pratique.

Le gouvernement n'est pas en mesure de respecter les délais fixés, ce qui laisse encore de nombreuses questions sans réponse et des informations manquantes. Les fonds sociaux ne sont pas prêts à assumer leur rôle, ce qui impose aux employeurs des charges administratives supplémentaires.

Les informations de base sur le statut de chaque employé individuel sont cruciales pour le bon fonctionnement de l'outil. Cependant, le gouvernement ne peut pas garantir l'exactitude des données. L'outil d'enregistrement demande beaucoup d'informations sur le type de formations suivies, ce qui alourdit l'enregistrement et n'ajoute aucune valeur à l'objectif de l'outil. De plus, le gouvernement demande aux entreprises de fournir la même déclaration une deuxième fois via le bilan social.

La FeWeb soutient la demande des organisations patronales collègues Unizo, UCM et VBO-FEB de reporter l'enregistrement obligatoire jusqu'à ce que l'outil et les fonds sociaux soient prêts. Un report signifie également qu'aucun enregistrement rétroactif n'est demandé. Nous demandons une campagne d'information pour guider les entreprises dans ces nouvelles obligations. Nous demandons une utilisation maximale des informations DmfA de l'ONSS afin que les employeurs n'aient pas à faire double emploi. Nous demandons un outil plus simple sans toutes les obligations d'information supplémentaires par formation qui n'apportent aucune valeur ajoutée à l'enregistrement des jours de formation pour lesquels l'outil est finalement destiné.

Il est évident que cette obligation entraîne des coûts administratifs supplémentaires. La question est de savoir qui les paiera.

Plus d'informations

• Votre secrétariat social peut vous aider avec cette obligation.
• Liantis explique le Federal Learning Account
• Des informations et de l'aide sont disponibles ici : www.federallearningaccount.be