Een duidelijk project-overzicht zorgt voor 20% tijdswinst bij eventexpert Amusivent

Sinds 2016 verhuurt Amusivent tenten, vloeren, interieur en zoveel meer voor kleine en grote events, voornamelijk in de regio’s West- en Oost-Vlaanderen. Tal van bedrijven, particulieren enorganisaties schakelen de eventpartner dan ook steevast in voor de volledige inkleding van hun feest of evenement: van de omkadering en de inrichting tot de dj-set en de decoratie. Goed voor veel werk en lopende projecten dus, waarbij het overzicht bewaren dé uitdaging is.

De vraag van de klant

Amusivent hield zijn projecten en stock jarenlang bij in Excel-files. In het prille begin van hun activiteiten volstond dit misschien, maar ondertussen natuurlijk al lang niet meer. Het leidde tot een chaotisch geheel van gegevens, zonder duidelijke structuur.

Bovendien vergrootte het risico op fouten door deze aanpak. En je wil tenslotte geen tent of tafel tekortkomen op een event omdat je een cel in Excel vergat aan te passen … De totaalorganisator wilde dus komaf maken met deze onhandige werkwijze. Hij nam vorig jaar het heft in handen en vroeg Sliced om hulp.

Hoe wij dit aanpakten

Natuurlijk was deze opdracht ons op het lijf geschreven: maatwerk creëren om tijdswinst te verzekeren voor de klant, daar steken we graag de handen voor uit de mouwen. We schreven een programma 100% op maat van Amusivent. Alle nodige gegevens zijn er makkelijk in te kijken en aan te passen: de data, de klantnaam, de verhuurde items, de formaten, enzovoorts.

Je kan de lijsten dag per dag, per item, per klant, per project, … bekijken, zoals je maar wil. Daarnaast krijg je er ook in een-twee-drie een overzicht van de stock en de eventuele tijdelijke stockverhoging.

Is er een conflict of probleem bij het inboeken van een nieuw project? Dan krijgt de klant meteen een melding, hierdoor is op de kans op fouten dus geminimaliseerd.

Om het Amusivent nóg wat makkelijker te maken, zorgden we ook voor een synchronisatie met Teamleader. Alle projecten die ingegeven worden in Teamleader, worden nu automatisch ook geregistreerd in het programma, inclusief de gekoppelde klanten en hun contactgegevens.

Het resultaat

Amusivent gebruikt inmiddels al meer dan een half jaar onze applicatie in plaats van de Excel-files.
En daar zijn ze erg over te spreken: dankzij onze applicatie kunnen ze hun klanten veel sneller en efficiënter helpen, dat levert hen 20% tijdswinst in de planning.

Belt er iemand om te vragen of er nog een tent van een bepaald formaat met x aantal m² vloer in stock is? Dan is dat in een vingerknip gecheckt. Nu en dan doen we nog een kleine aanpassing, wanneer dat nodig blijkt. Maar alles loopt bijzonder vlot.

Ondertussen zijn we reeds gestart met de ontwikkeling van een nieuwe tool voor Amusivent. Een succesvolle samenwerking dus!

>> Check de case